En este artículo evaluaremos la fiabilidad de las facturas que pudieran ser remitidas en formato pdf o cualquier otro formato electrónico, dada la facilidad de su envío, que implica ventajas en cuanto a coste y rapidez en su recepción.
Si nos encontramos ante una factura electrónica, esto es, una factura expedida y recibida en formato electrónico (artículo 9), esta factura deberá cumplir con los mismos requisitos establecidos para una factura en papel o en cualquier otro formato, siempre que su fiabilidad pudiera ser garantizada según el artículo 8 del Reglamento de Facturación.
La Dirección General de Tributos, en su Consulta Vinculante V2891-18, informa de lo siguiente:
-
Una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor de la consultante. Tendrá la consideración de factura electrónica la recibida en formato PDF por correo electrónico pues ha sido expedida y recibida en formato electrónico. Sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato por la consultante aunque sean posteriormente digitalizadas por la misma para su conservación no tendrán la consideración de facturas electrónicas.
-
Los sujetos pasivos deben garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas, ya sean en papel o en formato electrónico, desde el momento de su expedición hasta el final del período de conservación de las mismas.
-
Dichas facturas, así como los demás documentos a que se refiere el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, ya se encuentren en papel o en formato electrónico, deberán conservarse por cualquier medio que permita garantizar el cumplimiento de los citados requisitos.
La garantía a la que se refiere el Reglamento de Facturación, en una mención especial que encontramos en relación a las facturas electrónicas, nos dice que la información en ellas quedará garantizadas mediante 3 posibles vías: una firma electrónica avanzada, un Intercambio Electrónico de Datos (EDI- Artículo 2 del Anexo I de la Recomendación 94/820/CE) o algún otro mecanismo indicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y que hubiera sido validado por ella.
La Comisión Europea también se ha manifestado en relación a estos temas en sus Notas Explicativas de las normas de facturación del Impuesto sobre el Valor Añadido, diciendo que serán los emisores y receptores de estas facturas los llamados a velar por la garantía de autenticidad de origen, integridad del contenido y legibilidad de las mismas. De esta manera, se deberá vigilar que la información enviada a través de una factura electrónica cumpla con las garantías establecidas en el Reglamento de Facturación, a través de los medios que hemos mencionado, siendo uno de ellos, la firma digital.